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Est-il obligatoire d’utiliser un logiciel de facturation ?

Le logiciel de facturation s’impose peu à peu dans le paysage français depuis la loi de Finances 2016. Recommandé par les autorités publiques pour faciliter la lutte contre la fraude fiscale, cet outil tend à devenir obligatoire. Voici ce que vous devez retenir par rapport à la réglementation en vigueur.

Logiciel de facturation : que dit la loi ?

Selon la législation en vigueur, vous n’êtes pas tenu d’utiliser un logiciel de facturation si vous n’en éprouvez pas le besoin. Il faut néanmoins que vos factures et devis répondent aux conditions de conformité en vigueur sur le territoire français.

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Dans la pratique, les choses ne sont pas aussi simples. Certaines obligations propres aux secteurs d’activités ne peuvent pas être satisfaites avec les moyens classiques de facturation. Bien qu’il ne soit pas obligatoire, le logiciel de facturation devient une nécessité.

Dans quels cas faut-il utiliser un logiciel de facturation conforme ?

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L’Union européenne a proposé des directives pour une meilleure traçabilité des flux financiers et de la taxe sur la valeur ajoutée (TVA) qui en découle. Dans la même optique, la loi de finances 2016 prévoyait de rendre obligatoire l’utilisation de certains outils à partir du 1er janvier 2018. Il s’agit :

  • du logiciel de comptabilité ;
  • du système de gestion informatisé ;
  • du logiciel de caisse.

Cette obligation s’appliquait initialement à toutes les entreprises assujetties qui enregistrent des paiements. Elle visait l’inaltérabilité, la conservation, la sécurisation et l’archivage des données concernées par les contrôles fiscaux.

Avec les amendements apportés à la loi anti-fraude 2018, le logiciel de facturation est désormais obligatoire pour les assujettis à la TVA et qui ne sont pas soumis au régime de franchise en base. De plus, l’article 286 du CGI précise qu’elle s’applique uniquement aux professionnels qui facturent leurs services à des particuliers et qui enregistrent des encaissements avec un système de caisse ou un logiciel.

Quelles sanctions pour les contrevenants ?

Lors d’un contrôle, vous devez présenter à l’administration fiscale un certificat de votre éditeur de logiciel de facturation. Si vous ne possédez pas cette attestation, les services des impôts sont en droit d’exiger de vous le paiement d’une amende de 7500 euros.

Un représentant du fisc passera après 60 jours pour vérifier votre régularité. Vous devrez encore vous acquitter de la même somme si la mise en conformité n’est pas effective à cette date.

Pour éviter cette situation, vérifiez auprès de votre fournisseur de logiciel de facturation qu’il respecte les exigences de la loi française. Assurez-vous qu’il peut vous fournir une attestation ou un certificat avant de souscrire un abonnement.

Les avantages d’utiliser un logiciel de facturation certifié

Au-delà du respect de la législation en vigueur, l’utilisation d’un logiciel de facturation certifié comporte des avantages non négligeables pour les entreprises. Tout d’abord, elle permet une gestion automatisée et rapide des factures. Les informations relatives aux transactions sont donc centralisées sur un seul et même système.

Un tel outil offre aussi une meilleure traçabilité des opérations commerciales effectuées par votre entreprise. Vous pouvez ainsi suivre facilement l’état de vos paiements et réduire les litiges avec vos clients ou fournisseurs.

Grâce à la numérisation des processus administratifs liés à la facturation, vous limitez le risque d’erreurs humaines dans ce domaine sensible. Cette solution offre une vision globale du chiffre d’affaires réalisé sur une période donnée. Cette analyse est essentielle pour piloter efficacement votre activité.

Au-delà de ces aspects pratiques indéniables, se pose aussi la question écologique : utiliser un logiciel de facturation permet souvent de réduire drastiquement son empreinte carbone en évitant notamment l’impression massive de documents papier inutiles.

Comment choisir le bon logiciel de facturation pour son entreprise

La facturation est un élément clé de la gestion d’une entreprise. Petits et grands entrepreneurs se doivent donc de choisir le bon logiciel pour assurer une facturation rapide, efficace et conforme aux règles fiscales. Voici quelques critères à prendre en compte avant l’achat d’un logiciel de facturation.

Pensez à bien considérer les fonctionnalités proposées par chaque logiciel. Optez pour un outil qui offre une large gamme de fonctionnalités : création automatique des devis et des factures, suivi des paiements clients, gestion des stocks ou encore édition des rapports.

Prêtez attention à la facilité d’utilisation. Les utilisateurs devraient pouvoir se familiariser facilement avec l’interface du logiciel sans avoir besoin d’une longue formation technique. Il est aussi judicieux d’opter pour un programme qui propose une version gratuite ou un essai gratuit afin que vous puissiez tester ses fonctionnalités avant l’achat.

Le coût doit aussi être pris en compte dans votre choix. Comparez les prix selon le nombre de fonctionnalités proposées ainsi que la taille de votre entreprise.

Pensez au respect des normes légales lors du choix du meilleur logiciel. S’assurer qu’il soit conforme aux exigences fiscales locales constitue donc un atout majeur pour faciliter son utilisation dans le cadre administratif.