Dans le domaine de l’import-export, surtout pour le transit des marchandises par la mer, plusieurs documents sont indispensables. De multiples procédures sont à respecter, pour faciliter l’embarquement des colis dans les conteneurs. Parmi elles, il y a le répertoire de bagage qui est connu sous le nom de Packing List ou de liste de colisage. Voici un zoom sur la nécessité de ce document.
Plan de l'article
Description d’un Packing List
Le Packing List ou la liste de colisage est un document qui renseigne le client sur la contenance des colis. C’est nécessaire lors des contrôles douaniers et autre. Pour tout simplifier, le Packing List est un document qui se retrouve très souvent dans le commerce international. Il regroupe la liste des éléments qui sont mis dans un carton, un sac ou une caisse. Sur un colisage, les mentions obligatoires sont :
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- la date et le lieu d’embarquement ;
- les numéros de référence ;
- le poids général (brut et net) ;
- les dimensions et volumes ;
- le nombre total d’articles dans chaque paquet ;
- le contenu des colis ainsi que
- la catégorie du produit (consistance, toxicité, qualité).
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Cependant, il est primordial de marquer au noir, sur chaque emballage, le numéro et le nombre total des colis. Par exemple, 1/100, 2/100 … 100/100. Cette technique de numérotation permet de suivre la marchandise de l’entrepôt de fabrication, jusqu’à la livraison, en passant par les différents points de contrôles.
Entre autres, le Packing List doit porter les informations liées à l’identité du responsable de la marchandise (l’exportateur).
Usage du Packing List
En pratique, la liste de colisage est ajoutée à la facture et au certificat d’origine pour servir à la constitution d’un document complet. Cela va permettre à l’expéditeur de déclarer ses marchandises à la douane. Si, aucun problème ne survient, le permis d’importation sera délivré. Mais au cas contraire, cela peut aboutir à une inspection.
L’établissement de tous ces documents est l’essor du transitaire qui s’occupe de la logistique. Il doit remplir toutes les formalités dans le système, sans commettre aucune erreur d’informations.
Plusieurs personnes sont concernées par la liste de colisage. Notamment, il s’agit des :
- convoyeurs ;
- douaniers ;
- manutentionnaires ;
- responsables d’entrepôts ;
- importateurs (clients) et
- fournisseurs (expéditeurs).
Après tout, ce document est dit facultatif. Pourtant, cela est nécessaire lors des contrôles, par ces différents intervenants. Par ailleurs, aucune information liée au prix ou à la valeur de la marchandise n’est mentionnée sur le Packing List.
Il existe deux modèles pour ce type de document. L’un est en anglais (le packing List) et l’autre est en français (la liste de colisage). Tous sont disponibles en ligne et téléchargeables sous forme Excel.
Avantages du Packing List pour les expéditeurs et les destinataires
Le packing list est un document très utile pour toute entreprise qui utilise des services de transport maritime ou aérien. Il permet de recenser tous les articles contenus dans le colis, en mentionnant leur quantité et leur nature. Cette liste s’avère essentielle pour garantir une bonne traçabilité des marchandises lors du transport.
Pour l’expéditeur, la liste de colisage est une garantie d’un transport fiable et sécurisé. Grâce à elle, il peut être sûr que toutes ses marchandises sont bien arrivées à destination sans avoir subi aucun dommage durant le trajet. Cela établit une relation de confiance entre lui et son destinataire.
En cas d’éventuel litige survenu pendant le transport, cette liste sera aussi utilisée comme preuve par l’expéditeur pour justifier la qualité du produit livré ainsi que sa conformité aux normes contractuelles.
De même, du côté du destinataire (importateur), ce document est utile dès qu’il reçoit son colis : cela lui permettra d’effectuer un contrôle rapide sur la présence effective des produits attendus dans chaque carton livré. Effectivement, si la liste mentionne 10 pièces mais n’en compte que 8 ou encore si certaines sont endommagées, cela doit être signalé immédiatement auprès du transitaire afin de prendre toutes les mesures nécessaires face au prestataire logistique concerné.
La liste de colisage aide donc aussi bien l’expéditeur que le destinataire à mieux appréhender tout problème éventuel survenant lors du transport des marchandises. Elle facilite aussi les formalités douanières et permet donc une plus grande rapidité dans la délivrance des permis d’importation. L’utilisation de cette liste est un atout considérable pour toute entreprise qui souhaite garantir la qualité de ses produits ainsi que leur fiabilité en matière de logistique.
Comment créer une Packing List efficace pour votre entreprise
L’élaboration d’une packing list efficace pour votre entreprise peut sembler complexe au premier abord, mais elle est en réalité assez simple si vous suivez certaines étapes.
La première chose à faire est de bien connaître les informations nécessaires pour remplir la liste. Il s’agit de mentionner la nature des produits, leur poids et leurs dimensions, ainsi que leur nombre exact dans chaque colis. Pour cela, pensez bien aux articles qui seront expédiés.
Il faut ensuite choisir un logiciel fiable qui permettra de créer cette liste rapidement et facilement. De nombreux outils informatiques existent aujourd’hui pour faciliter la tâche aux entreprises, notamment grâce à des modèles déjà pré-remplis. Les fonctionnalités proposées par ces programmes sont très utiles : elles permettent, entre autres, l’intégration du logo ou encore l’utilisation d’un code-barres pour identifier plus facilement le produit concerné.
Pensez à vérifier certains points importants avant toute validation :
- Vérifiez que toutes les informations inscrites sur la liste soient bien claires et lisibles.
- Pensez à ajouter une référence unique (numéro de commande, par exemple) sur chaque colis pour simplifier son identification lors du transport.
- N’hésitez pas non plus à indiquer clairement avec des annotations si certains articles demandent une attention particulière durant le transport (fragile, …).
N’oubliez pas qu’il est impératif d’inclure cette liste dans chaque colis expédié. Elle sera ensuite utilisée comme référence lors de l’arrivée du colis à sa destination.
La packing list est un outil efficace qui permet d’améliorer la logistique des entreprises tout en garantissant une plus grande qualité et sécurité pour les produits transportés. Sa création demande peu d’efforts mais peut faire toute la différence !
