Selon des études récentes, presque la moitié des entreprises actuelles payent leurs factures en retard. De ce fait, vous êtes dans l’obligation de réclamer votre argent et de relancer les clients en retard de paiement. Au lieu de procéder au suivi manuel sur Excel, facilitez votre tâche en utilisant des modules qui peuvent vous proposer des logiciels de recouvrement de créances.
L’intérêt d’avoir une solution dédiée pour un recouvrement efficace
En utilisant un logiciel de recouvrement adapté, vous optimisez les procédures de recouvrement, que ce soit pour les équipes finances au sein de votre société ou pour les experts-comptables via une externalisation du recouvrement.
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En vous rendant sur https://www.cashontime.com/, vous pouvez accéder à une plateforme cloud intelligente, complète et collaborative permettant d’automatiser votre cycle Order to Cash et de maximiser votre trésorerie. Les logiciels utilisés sont alimentés par l’intelligence artificielle afin d’améliorer vos besoins en fonds de roulement et de réduire les risques.
Lorsque vous avez un faible volume de factures à gérer, le recours à un traitement manuel sur Excel peut être encore envisageable. Cependant, ce logiciel peut atteindre ses limites au fur et à mesure que le nombre de factures augmente. Ce qui rend la gestion chronophage : vous devez vérifier quelles sont les factures en retard, quel est le montant, qui sont les clients qui n’ont pas encore payé, etc.
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Ensuite, vous devez trouver l’interlocuteur auquel vous allez adresser les lettres de relance, récupérer son adresse et préparer le mail. En même temps, il faut vérifier les actions qui ont été peut-être déjà réalisées. Non seulement, ces tâches vous feront perdre du temps, mais ne vont pas non plus vous aider à gagner en productivité. Voilà pourquoi, il est vivement recommandé de se tourner vers les logiciels de recouvrement.
Les fonctionnalités des logiciels de recouvrement
Comme chaque logiciel de recouvrement peut posséder ses propres fonctionnalités, il importe de considérer quelques critères pour trouver l’outil adapté à vos besoins.
Un recouvrement efficace passe en premier lieu par la qualité de vos relations clients. Un logiciel de comptable ou de facturation vous proposera plutôt une procédure assez figée qui ne vous permet pas de personnaliser vos relations clients, contrairement à un logiciel de recouvrement. Grâce à cet outil, il vous est possible de classifier vos clients selon les typologies qui vous conviennent :
- TPE/PME/Grands Comptes
- En anglais/en français
- Profils de “bons payeurs”/de « mauvais payeurs »
Ce qui vous permet alors de créer vos propres plans de relance avec des modèles de mails différents. Il suffit par la suite d’assigner le plan à chaque typologie de clients, selon votre convenance et vos habitudes de communication.
L’automatisation des relances clients fait aussi partie des fonctionnalités recherchées dans un logiciel de recouvrement. Ainsi, vous pouvez gagner du temps considérable et en dégager pour se concentrer sur des tâches à forte valeur ajoutée. L’automatisation permet également de réduire les erreurs humaines d’inattention dues à des tâches répétitives. Avec l’automatisation, vous ne risquez pas d’oublier des retards de paiement, afin de relancer tous les clients qui n’ont pas encore payé. Les logiciels de recouvrement permettent justement d’automatiser l’envoi des mails de relance et même les courriers simples ou en recommandé.
