Un compte rendu de réunion est un document essentiel qui comporte la synthèse des décisions importantes pour l’amélioration d’une entreprise. Il joue un rôle stratégique dans la vie d’une société. Pour cela, nous vous présentons les erreurs à éviter dans sa rédaction ou sa présentation.
Plan de l'article
Ne pas préparer son prototype de compte rendu
Le compte rendu est souvent contenu dans un document formaté. C’est pourquoi il est conseillé de préparer à l’avance votre modèle avec les différents éléments nécessaires.
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Ainsi, vous allez simplement compléter votre fiche après la réunion afin d’économiser du temps durant votre rédaction. En effet, la préparation est une étape primordiale si vous souhaitez améliorer votre efficacité.
Oublier de prendre note durant la réunion
Pour faire un compte rendu efficace, vous devez prendre note des idées essentielles durant les discussions. En effet, votre mémoire ne sera pas en mesure de mémoriser tous les sujets pour les rendre à la fin. C’est la raison pour laquelle la prise de notes est très importante.
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De plus, ces informations vous faciliteront la tâche pendant la rédaction proprement dite. Une fois que vous reprenez vos notes, vous pouvez commencer par les ranger dans un ordre cohérent sans triturer votre méninge.
Une autre erreur à éviter, c’est de se fier totalement à ce que vous entendez. Il y a des parties qui peuvent vous échapper durant les débats. Du coup, vous pouvez opter pour l’enregistrement des discussions qui est une solution efficace pour bien rédiger son compte rendu.
Ne pas rester concis
Le compte rendu de réunion est une synthèse des idées et non un procès-verbal. Pour cela, vous devez vous concentrer sur les grandes lignes uniquement.
Autrement dit, il faut prendre en compte les informations principales et utiles. À cet effet, les idées qui sont contraires à l’ordre du jour de même que les fioritures doivent être supprimées.
Par conséquent, vous aurez exclusivement à votre niveau l’essentiel pour une bonne rédaction afin d’être plus synthétique. Pour réussir cette forme de résumé parfaite, vous devez poser certaines questions comme :
- est-ce que l’information est conforme à l’ordre du jour ?
- est-ce que la solution est efficace pour faire évoluer les activités ?
- est-ce que ces apports sont pertinents pour un but réel ?
Si une information reçoit une réponse négative, vous pouvez l’exclure de votre compte rendu final. À la fin de la réunion, prenez le soin de compléter votre document, car la mémoire est encore fraîche pour se rappeler des grandes conclusions.
Négliger la relecture
L’erreur cruciale dans la rédaction d’un compte rendu de réunion est de négliger la relecture. En effet, votre rapport sera lu par les membres absents, les parties prenantes de même que les supérieurs hiérarchiques. Pour cela, vous devez relire votre production et vérifier certains points comme :
- le fond et la forme de votre compte rendu ;
- les différentes parties obligatoires ;
- les fautes d’orthographe ;
- la lisibilité de votre rédaction, etc.
En général, la relecture vous permet de déterminer si vos idées sont claires et compréhensibles.
Ignorer les informations obligatoires
Le compte rendu de réunion a un format libre donc il vous revient de choisir le modèle approprié. Toutefois, il y a des mentions obligatoires qui doivent y figurer telles que :
- la date de la réunion ;
- le nom des projets ;
- l’objet de la réunion ;
- l’ordre du jour ;
- le nom des participants ;
- la date de la prochaine réunion, etc.
Votre compte rendu doit permettre à ceux qui sont absents d’identifier facilement les décisions qui sont prises. Pour cela, vous pouvez créer une section pour les décisions, problèmes et solutions.
Utiliser un langage trop technique ou jargon
Lors de la rédaction d’un compte-rendu, vous devez vous rappeler que les personnes qui vont le lire peuvent ne pas être familiarisées avec tous les termes spécifiques à votre domaine. Vous devez éviter les termes trop techniques et le jargon.
Effectivement, l’utilisation excessive de termes techniques peut rendre le document difficile à comprendre pour ceux qui n’ont pas une formation appropriée dans ce domaine. Par conséquent, vous devriez éviter d’utiliser des abréviations et des sigles sans expliquer leur signification au préalable.
Au lieu de cela, utilisez un langage simple mais précis qui permettra à tout lecteur de comprendre facilement le contenu du document. Si nécessaire, expliquez certains concepts plus compliqués en utilisant des exemples concrets afin que vos lecteurs puissent mieux saisir de quoi il s’agit.
Si votre organisation a son propre jargon interne, vérifiez s’il doit être inclus dans votre compte-rendu ou s’il doit être expliqué sous forme explicite afin que chacun puisse suivre facilement la présentation.
Ne pas clarifier les termes et acronymes utilisés
Lorsque vous rédigez un compte-rendu, pensez à bien définir chaque terme avec soin dès la première utilisation.
Si vous devez utiliser beaucoup d’acronymes dans votre compte-rendu, envisagez de fournir une liste des abréviations en début ou en fin de document. Cette technique permettra aux lecteurs de se familiariser rapidement avec l’utilisation des termes et sigles clés avant même qu’ils n’apparaissent dans le texte.
Si possible, évitez complètement l’utilisation excessive d’acronymes complexes • surtout s’ils sont propres à l’entreprise. Essayez plutôt d’utiliser des mots ordinaires que tout le monde peut comprendre facilement.
Gardez toujours à l’esprit qu’il est primordial que toutes les personnes impliquées comprennent parfaitement ce qui a été discuté lorsqu’il s’agit d’événements après-coup tels que celui-ci ; ceux-ci doivent être documentés convenablement afin qu’ils puissent être référencés et compris ultérieurement.
