Un compte rendu de réunion est un document essentiel qui comporte la synthèse des décisions importantes pour l’amélioration d’une entreprise. Il joue un rôle stratégique dans la vie d’une société. Pour cela, nous vous présentons les erreurs à éviter dans sa rédaction ou sa présentation.
Plan de l'article
Ne pas préparer son prototype de compte rendu
Le compte rendu est souvent contenu dans un document formaté. C’est pourquoi il est conseillé de préparer à l’avance votre modèle avec les différents éléments nécessaires.
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Ainsi, vous allez simplement compléter votre fiche après la réunion afin d’économiser du temps durant votre rédaction. En effet, la préparation est une étape primordiale si vous souhaitez améliorer votre efficacité.
Oublier de prendre note durant la réunion
Pour faire un compte rendu efficace, vous devez prendre note des idées essentielles durant les discussions. En effet, votre mémoire ne sera pas en mesure de mémoriser tous les sujets pour les rendre à la fin. C’est la raison pour laquelle la prise de notes est très importante.
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De plus, ces informations vous faciliteront la tâche pendant la rédaction proprement dite. Une fois que vous reprenez vos notes, vous pouvez commencer par les ranger dans un ordre cohérent sans triturer votre méninge.
Une autre erreur à éviter, c’est de se fier totalement à ce que vous entendez. Il y a des parties qui peuvent vous échapper durant les débats. Du coup, vous pouvez opter pour l’enregistrement des discussions qui est une solution efficace pour bien rédiger son compte rendu.
Ne pas rester concis
Le compte rendu de réunion est une synthèse des idées et non un procès-verbal. Pour cela, vous devez vous concentrer sur les grandes lignes uniquement.
Autrement dit, il faut prendre en compte les informations principales et utiles. À cet effet, les idées qui sont contraires à l’ordre du jour de même que les fioritures doivent être supprimées.
Par conséquent, vous aurez exclusivement à votre niveau l’essentiel pour une bonne rédaction afin d’être plus synthétique. Pour réussir cette forme de résumé parfaite, vous devez poser certaines questions comme :
- est-ce que l’information est conforme à l’ordre du jour ?
- est-ce que la solution est efficace pour faire évoluer les activités ?
- est-ce que ces apports sont pertinents pour un but réel ?
Si une information reçoit une réponse négative, vous pouvez l’exclure de votre compte rendu final. À la fin de la réunion, prenez le soin de compléter votre document, car la mémoire est encore fraîche pour se rappeler des grandes conclusions.
Négliger la relecture
L’erreur cruciale dans la rédaction d’un compte rendu de réunion est de négliger la relecture. En effet, votre rapport sera lu par les membres absents, les parties prenantes de même que les supérieurs hiérarchiques. Pour cela, vous devez relire votre production et vérifier certains points comme :
- le fond et la forme de votre compte rendu ;
- les différentes parties obligatoires ;
- les fautes d’orthographe ;
- la lisibilité de votre rédaction, etc.
En général, la relecture vous permet de déterminer si vos idées sont claires et compréhensibles.
Ignorer les informations obligatoires
Le compte rendu de réunion a un format libre donc il vous revient de choisir le modèle approprié. Toutefois, il y a des mentions obligatoires qui doivent y figurer telles que :
- la date de la réunion ;
- le nom des projets ;
- l’objet de la réunion ;
- l’ordre du jour ;
- le nom des participants ;
- la date de la prochaine réunion, etc.
Votre compte rendu doit permettre à ceux qui sont absents d’identifier facilement les décisions qui sont prises. Pour cela, vous pouvez créer une section pour les décisions, problèmes et solutions.
